Guide pratique pour les organismes culturels

Quoi vivre Rimouski est né de la concertation entre la Ville de Rimouski et les organismes culturels rimouskois. Sa mission est de soutenir le milieu culturel à travers un service de promotion, de diffusion et de billetterie en ligne. Par son essence, Quoi vivre Rimouski souhaite toujours s’adapter aux besoins des organismes et son équipe est toujours disponible pour vous répondre.

Qui et qu’est-ce qui est admissible aux services de Quoi vivre Rimouski?

Les organismes culturels rimouskois et les événements à teneur culturelle et artistique. Pour en savoir plus sur votre admissibilité, voir les conditions d’utilisations et la politique de contenu.

Calendrier culturel

Le calendrier culturel rassemble tous les événements culturels rimouskois soumis sur le site de Quoi vivre Rimouski et se décline par disciplines et par dates. Chaque événement a sa propre fiche rassemblant les détails comme la date et l’heure, le lieu, la description de l’événement, etc. 

Pour soumettre un événement

Vous devez nous contacter par courriel à quoivivre.rimouski@ville.rimouski.qc.ca ou par le formulaire en ligne et fournir les informations suivantes :

  • Nom de l’événement;
  • Date et heure;
  • Lieu;
  • Description de l’événement;
  • Liens vers des pages externes (événements Facebook, site de votre organisme, etc.);
  • Visuel sans texte (pour savoir pourquoi il ne doit pas y avoir de texte, voir la visite guidée du calendrier culturel).

Promotion des événements

L’équipe de Quoi vivre Rimouski fait aussi la promotion des événements du calendrier culturel sur ses réseaux sociaux, mais ne garantit pas une publication.

Fiches d’événements 

C’est ici que la magie opère. C’est ici que sont rassemblées toutes les informations sur votre événement et, éventuellement, que sont accessibles la billetterie et l’événement virtuel (voir plus bas).

Pour en savoir plus sur les fiches d’événements

Pour une visite guidée du calendrier culturel

Fiches d’événements - Grands événements et Festivals 

Les grands événements rassemblent les festivals, salons, etc., soit des événements comportant une programmation d’autres événements. Il est possible d’afficher l’ensemble de la programmation d’un grand événement sur sa fiche. Pour plus de détails, voir la visite guidée des pages Grands événements.

Informations sur le visuel

Voici les informations nécessaires pour la création d'un visuel optimal pour la plateforme Quoi vivre Rimouski :

  • Format 4:3
  • Résolution minimale de 640 p x 480 p
  • Taille maximale 10 Mo
  • Image sans texte

Pour en savoir plus sur l'intégration du visuel au site de Quoi vivre Rimouski

Diffusion en ligne 

Voir la visite guidée

Dans le contexte de la COVID-19, Quoi vivre Rimouski a développé un service de diffusion en ligne incluant une billetterie et un service de clavardage (détails plus loin).

Les types de diffusion

Il y a trois types de diffusion possibles :

  • Vrai direct : retransmission en direct d’un événement en direct; 
  • Direct différé : transmission en direct d’un événement préenregistré; 
  • Différé : diffusion de contenu enregistré auquel le public peut accéder ponctuellement sur une période donnée.

Les diffusions peuvent aussi être gratuites ou payantes.

Les diffusions peuvent inclure un système de clavardage ou non.

Comment fonctionne la diffusion?

Vrai direct et direct différé

MINIMUM de deux (2) semaines avant la date de diffusion :

Écrire directement à quoivivre.rimouski@ville.rimouski.qc.ca

  1. Confirmer la possibilité de diffusion avec les gestionnaires de Quoi vivre Rimouski;
  2. Création par l’organisme d’une diffusion sur une plateforme externe autre (YouTube, Viméo, etc.), plusieurs jours avant la date de diffusion publique*;
  3. Transmettre aux gestionnaires de Quoi vivre Rimouski le code à intégrer ou l’ID de la vidéo;
  4. Planifier une session test avec les gestionnaires de Quoi vivre Rimouski pour valider la bonne diffusion de la vidéo;
  5. Fournir les informations suivantes : 
    1. Nom de l’événement
    2. Date et l’heure de diffusion
    3. Description de l’événement
    4. Photo de qualité SANS texte, idéalement
    5. Tarifs (s’il y a lieu)
    6. Activation ou non du système de clavardage direct
  6. Être disponible le jour même de la diffusion, et plus spécifiquement, quelques heures avant la diffusion publique. L’organisme est responsable de sa diffusion. Il est de sa responsabilité de contacter les gestionnaires de Quoi vivre Rimouski en cas de problèmes techniques.

*Direct différé : Quoi vivre Rimouski peut assurer la transmission en direct d'un événement préenregistré. Dans ce cas, suivre la procédure pour le différé.

Différé

MINIMUM de deux (2) semaines avant la date de diffusion :

Écrire directement à quoivivre.rimouski@ville.rimouski.qc.ca

  1. Confirmer la possibilité de diffusion avec les gestionnaires de Quoi vivre Rimouski;
  2. Transmettre aux gestionnaires de Quoi vivre Rimouski la vidéo qui sera hébergée sur le compte privé Viméo de la Ville de Rimouski;
  3. Fournir les informations suivantes : 
    1. Nom de l’événement
    2. Date et l’heure de la mise en ligne
    3. Date et l’heure de la fin de la mise en ligne
    4. Description de l’événement
    5. Photo de qualité SANS texte, idéalement
    6. Tarifs (s’il y a lieu)
  4. L’organisme est responsable de sa diffusion. Il est de sa responsabilité de contacter les gestionnaires de Quoi vivre Rimouski, en cas de problèmes techniques.

Important

Quoi vivre Rimouski ne prend pas en charge la captation. Vous devez prendre en charge tous les aspects techniques et financiers de la captation et vous êtes donc responsables de la qualité de l’image et du son. Nous pouvons cependant vous aiguiller vers certaines ressources. 

Billetterie

La billetterie en ligne est disponible pour les événements virtuels diffusés sur Quoi vivre Rimouski, mais aussi pour les événements en présentiel.

  • Vous devez vous créer un compte Stripe, car la billetterie fonctionne avec cette plateforme de paiement;
  • Vous pouvez créer autant de catégories de billets que vous voulez (tarif étudiant, 65 ans et +, etc.);
  • Vous pouvez créer différentes catégories de passes à différents tarifs pour un festival par exemple;
  • Vous pouvez mettre un nombre limite de billets en vente par catégorie;
  • Vous recevrez une copie de chaque facture à l'adresse courriel de votre choix;
  • Vous recevrez quotidiennement, par courriel, un rapport de vente incluant le nom des clients et le nombre de billets achetés;
  • Vous devez inclure les taxes dans le montant de votre billet, car elles ne sont pas ajoutées à la fin de la transaction.

La billetterie de Quoi vivre Rimouski utilise la plateforme de paiement Stripe. Pour utiliser la billetterie en ligne, vous devez nous fournir les clés Stripe suivantes :

  • clé d'environnement TEST publique (pk_test_XXX)
  • clé d'environnement TEST secrète (sk_test_XXX)
  • clé d'environnement PROD publique (pk_XXX)
  • clé d'environnement PROD secrète (sk_XXX)

Le service Stripe est gratuit, mais Stripe retient 2,9 % + 0,25 $ par transaction.

Pour plus de détail sur les modalités d’achat, voir la politique d’achat.

Visite guidée de la billetterie

Visite guidée des passes

Codes d’accès

  • Les codes d’accès permettent de restreindre l’accès à votre diffusion virtuelle;
  • Il est possible d’utiliser les codes d’accès même si l’événement est gratuit;
  • Les codes d’accès sont envoyés automatiquement aux spectateurs sur la facture, par courriel;
  • Vous pouvez mettre un nombre limite de codes générés;
  • Nous pouvons vous fournir des codes VIP si vous souhaitez donner des billets de faveur pour un spectacle payant, par exemple.

Pour en savoir plus sur les codes d’accès

Clavardage

Il est possible d’activer un système de clavardage pendant vos événements en direct. Les organismes sont responsables d’agir à titre de modérateurs durant la durée totale du spectacle et doivent s’assurer que les utilisateurs respectent le code de conduite. Quelques jours avant votre événement, les administrateurs de Quoi vivre Rimouski feront un test avec vous pour vous familiariser avec le système. 

Le code de conduite est disponible dans les conditions d’utilisation.

Visite guidée du système de clavardage

Base de données et outils statistiques

Nous pouvons vous fournir des informations statistiques sur vos événements à partir de notre base de données interne qui fournit des informations sur les acheteurs (disponible pour les événements à codes d’accès ou avec achats pour des événements en présence dont les billets sont vendus sur Quoi vivre Rimouski) et de Google Analytic, qui permet d’avoir de l’information sur le trafic de votre événement. Nous pouvons adapter, dans une certaine mesure, les rapports que nous vous fournissons à vos besoins.

Pour en savoir plus sur la base de données et les outils statistiques

Géociblage

Dans le cas d’un événement virtuel présenté sur Quoi vivre Rimouski, vous pouvez limiter l’accès par géociblage en identifiant les codes postaux valides.

Combien ça coûte diffuser avec Quoi vivre Rimouski

Le service de diffusion de Quoi vivre Rimouski est gratuit. Par contre, certains coûts sont à prévoir si vous utilisez la billetterie et pour la captation. 

  • Frais liés à Stripe : l’inscription à Stripe est gratuite, mais la plateforme retient 2,9 % par transaction + 0,25 $.
  • Frais liés à la production : les frais de production sont très variables dépendamment de votre projet et de vos ressources maison, mais, en moyenne, une demi-journée de tournage avec diffusion en direct coûte environ 500 $. Il nous est possible de vous mettre en contact avec des fournisseurs avec qui nous avons l’habitude de travailler. 

Une équipe toujours là pour vous aider!

Quoi vivre Rimouski, c’est un travail concerté entre la Ville de Rimouski et vous. Que ce soit pour de l’assistance technique pendant vos événements, pour répondre à des questions sur nos services ou élaborer des projets fous fous fous, nous sommes toujours disponibles pour vous répondre. C’est notre priorité numéro 1 de faire de Quoi vivre Rimouski une plateforme qui vous correspond et soutient le travail herculéen que vous faites. N’hésitez jamais à nous proposer des modifications ou des améliorations!

Pour nous contacter : quoivivre.rimouski@ville.rimouski.qc.ca / (418) 723-8729 / par message privé sur notre page Facebook